Sincronizza il tuo sistema HR

Questo articolo spiega come connettere un sistema HR per sincronizzare i dati dei dipendenti e mantenere aggiornata automaticamente la directory dei dipendenti. Il collegamento di un sistema HR consente di fare affidamento su un’unica fonte attendibile per le informazioni sui dipendenti e riduce la gestione manuale dei dati.

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Scopri perché è utile connettere un sistema HR

La sincronizzazione con il tuo sistema HR automatizza le attività quotidiane che richiedono molto tempo, come la gestione degli arrivi e delle partenze, l’organizzazione dei team e il monitoraggio delle assegnazioni delle attrezzature. Ciò rende possibile:

• Crea e aggiorna automaticamente i profili dei dipendenti in Primo
• Attiva i flussi di onboarding e offboarding in base alle date del contratto
• Mantieni coerenti i dati del team, del ruolo e dell’assegnazione
• Riduci gli aggiornamenti manuali e le incoerenze dei dati

Puoi connettere una o più fonti del sistema HR allo stesso account. Ciò è utile se la tua organizzazione utilizza strumenti HR diversi per paese o entità legale.

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Collega il tuo sistema HR

Una volta connessi, i dipendenti vengono sincronizzati in Primo con i metadati associati (dettagli di contatto, date del contratto, team, ruoli). Puoi connettere più fonti HR e gestirle in modo indipendente.

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Tenere conto dei requisiti specifici del sistema HR

Alcuni fornitori di sistemi HR richiedono una configurazione aggiuntiva.

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Lucca

Per garantire che i prossimi onboarding e offboarding siano sincronizzati, è necessario abilitare autorizzazioni specifiche in Lucca: Senza queste autorizzazioni, Primo non riceverà dati di onboarding e offboarding da Lucca. Il collegamento di un sistema HR è facoltativo. Puoi anche gestire i dipendenti utilizzando metodi di importazione alternativi, come l’importazione CSV.

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Gestire la sincronizzazione del sistema HR

Questa sincronizzazione si applica a:

• Dipendenti appena creati
• Aggiornamenti apportati ai record dei dipendenti esistenti
• Prossimi onboarding e offboarding, se supportati dal sistema HR

Non è richiesta alcuna azione manuale dopo la configurazione iniziale.

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Applicare filtri di sincronizzazione

Puoi limitare quali dipendenti vengono sincronizzati dal tuo sistema HR. È possibile applicare filtri per includere solo popolazioni specifiche, come:

• Persone giuridiche selezionate
• Tipi specifici di contratto o di impiego
• Squadre selezionate
• …

Questi filtri aiutano a garantire che solo i dipendenti rilevanti vengano gestiti in Primo.

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Definire la modalità di sincronizzazione dei campi

Per ogni campo sincronizzato dal Sistema HR è possibile definire la modalità di gestione degli aggiornamenti. Sono disponibili due modalità di sincronizzazione:

• Importa una volta: il campo viene importato solo durante la prima sincronizzazione e può essere gestito direttamente.
• Sincronizzazione continua: il campo viene aggiornato automaticamente ogni volta che viene modificato nel Sistema HR e non può essere aggiornato manualmente.

Esempi tipici:

• Le date di inizio e fine del contratto vengono generalmente mantenute in continua sincronizzazione.
• I titoli di lavoro o i ruoli interni possono essere importati una volta e mantenuti manualmente.

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Gestire i dipendenti esterni

Alcuni sistemi HR possono includere individui che non fanno parte della forza lavoro operativa, come consulenti, contabili esterni o amministratori delle risorse umane. Se non desideri che questi profili vengano visualizzati nell’elenco dei tuoi dipendenti:

1. Apri il profilo del dipendente
2. Seleziona Nascondi

I dipendenti nascosti sono esclusi dai flussi di lavoro di gestione dei dipendenti.

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Sicurezza e riservatezza dei dati

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Comprendere quali dati vengono recuperati

Prima di connettere un sistema HR, viene visualizzato l’elenco dei dati a cui si accederà tramite Kombo. È possibile rivedere queste informazioni prima di autorizzare la connessione. I dati tipici recuperati includono:

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Elenco esaustivo dei dati recuperati dal sistema HR

Persone giuridiche

• Nome
• Indirizzo

Sedi di lavoro

• Nome
• Indirizzo

Dipendenti

• Numero del dipendente
• Nome
• Cognome
• Titolo di lavoro
• E-mail di lavoro
• E-mail personale (facoltativo)
• Numero di cellulare (facoltativo)
• Stato occupazionale
• Identificativo del luogo di lavoro
• Identificativo della persona giuridica
• Identificativo del gestore
• Indirizzo di casa (facoltativo)
• Data di inizio

Impiego

• ID dipendente
• Tipo di impiego
• Data di entrata in vigore

Gruppi

• Nome
• Digitare

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Politica GDPR e trattamento dei dati

Per dettagli sulla conformità al GDPR di Kombo e sulle pratiche di elaborazione dei dati, fare riferimento al Centro protezione di Kombo.

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Risolvere i problemi dei dipendenti mancanti

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Risolvere i problemi di onboarding e offboarding mancanti da Lucca

Se le operazioni di onboarding o offboarding non vengono visualizzate quando si utilizza Lucca, è probabile che la configurazione Lucca–Kombo sia incompleta. In questo caso, verificare che la documentazione di sincronizzazione di Kombo sia stata applicata correttamente e che le autorizzazioni richieste siano abilitate in Lucca. Fare riferimento a Account per i requisiti specifici del sistema HR > Lucca per confermare che:

• I futuri dipendenti possono essere recuperati
• I dipendenti deceduti possono essere recuperati

Senza queste autorizzazioni, gli eventi di onboarding e offboarding non verranno sincronizzati da Lucca.

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Investiga su un dipendente addetto all’onboarding scomparso

Se un dipendente che dovrebbe essere inserito non viene visualizzato, segui questi passaggi.

1. Verificare la presenza del dipendente nel Sistema HR
   • Verifica che il dipendente esista nel tuo sistema HR.
   • Verifica che la data di inizio sia impostata correttamente.
2. Controlla gli elenchi dei dipendenti esistenti
   • Il dipendente potrebbe già esistere. Verificare che non siano presenti in:
   • Dipendenti attivi (compresi i dipendenti nascosti)
   • Onboarding (assicuratevi di rimuovere tutti i filtri)
3. Esaminare i dati recuperati da Kombo
   • Se il dipendente non è visibile, puoi verificare se i suoi dati sono stati recuperati da Kombo:
   • Vai a Impostazioni > Sincronizzazione dipendenti
   • Fare clic sul sistema HR in cui è stato aggiunto il dipendente
   • Seleziona Aggiorna impostazioni
   • Apri Filtro dipendenti
   • Fai clic su Anteprima

Questa anteprima mostra i dati del dipendente recuperati da Kombo e se il dipendente è incluso nella sincronizzazione. Possibili risultati dei dati Kombo

• Incluso: il dipendente è incluso nella sincronizzazione e dovrebbe esistere. Effettua una nuova ricerca utilizzando il cognome del dipendente in:
  • Dipendenti attivi
  • Onboarding
  • Fuoribordo
• Escluso: Kombo indica il motivo per cui il dipendente è escluso (il più delle volte a causa di filtri di sincronizzazione o categorie escluse). Aggiorna i filtri per includere il dipendente.

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Indagare su un dipendente fuori bordo scomparso

Se un dipendente non viene visualizzato nella vista Fuori, la data di fuoribordo potrebbe non essere sincronizzata correttamente. Nella maggior parte dei casi, ciò è causato da una configurazione errata del campo nelle impostazioni di sincronizzazione del sistema HR. Verifica le impostazioni di sincronizzazione del campo

• Vai a Impostazioni > Sincronizzazione dipendenti
• Controlla come viene sincronizzato il campo offboarding o data di fine contratto
• Assicurati che il campo sia impostato su Sincronizzazione continua

Se il campo è impostato su Importa una volta, gli aggiornamenti effettuati nel sistema HR non verranno riflessi. Il passaggio del campo a Sincronizzazione continua consente di recuperare le date di partenza aggiornate.