Automatizza le tue onboarding

Primo ti consente di automatizzare l’intero processo di onboarding in modo che il tuo team non debba eseguire manualmente le attività ogni volta che qualcuno si unisce. Una volta configurati, gli onboarding vengono attivati ​​automaticamente in base alle date di inizio del contratto e possono includere l’assegnazione del dispositivo, la registrazione di MDM e il provisioning dell’app SaaS.

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Come funziona l’automazione dell’onboarding

L’automazione è guidata dai dati dei dipendenti. Quando viene rilevato un nuovo dipendente, dal tuo sistema HR o aggiunto manualmente, il sistema può automaticamente:

• Crea il loro profilo nella piattaforma
• Attiva un flusso di lavoro di onboarding alla data di inizio
• Assegnare e spedire l’attrezzatura
• Invia un invito alla registrazione MDM
• Fornisci l’accesso alle app di cui hanno bisogno in base al loro ruolo o team

Quanto più connesso è il tuo account (Sistema HR, MDM, SaaS), tanto più questo processo potrà essere eseguito senza intervento manuale.

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Passaggio 1: collega il tuo sistema HR

Il fondamento dell’automazione dell’onboarding è la connessione al tuo sistema HR. Quando un sistema HR è connesso, i prossimi arrivi vengono rilevati automaticamente in base alle date di inizio del contratto e i profili dei dipendenti vengono creati in anticipo. Per connettere il tuo sistema HR:

1. Vai a Impostazioni > Sincronizzazione dipendenti
2. Seleziona il fornitore del tuo sistema HR (Personio, Lucca, BambooHR e altro)
3. Segui i passaggi di autenticazione
4. Configura filtri di sincronizzazione e mappature dei campi
5. Avvia la prima sincronizzazione

Una volta connessa, la directory dei tuoi dipendenti si sincronizza ogni ora: non è richiesta alcuna azione manuale.

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Passaggio 2: assegnare l’attrezzatura

Quando appare un nuovo dipendente con una data di inizio imminente, puoi assegnare l’attrezzatura direttamente dal suo profilo. Il sistema si occuperà del resto:

• Se il dispositivo è in stock, può essere preparato e spedito all’indirizzo del dipendente.
• Se stai ordinando un nuovo dispositivo, può essere configurato per Zero Touch Deployment: la macchina arriva preregistrata, pronta per l’uso.

L’assegnazione delle attrezzature può essere effettuata non appena viene creato il profilo del dipendente, molto prima della data di inizio.

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Passaggio 3: automatizza la registrazione MDM

Una volta assegnato il dispositivo di un dipendente, è possibile inviare automaticamente un invito alla registrazione MDM. Il sistema:

• Invia l’e-mail di registrazione al dipendente
• Ricorda loro automaticamente ogni 7 giorni fino all’installazione dell’agente MDM
• Crea e assegna il dispositivo una volta completata la registrazione, senza bisogno di inserimento manuale

Per inviare inviti MDM, vai su Dipendenti > Inviti MDM.

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Passaggio 4: fornire l’accesso all’app SaaS

Con SaaS Management, puoi concedere automaticamente l’accesso agli strumenti aziendali in base al ruolo, al team o alla persona giuridica di ciascun dipendente, nel momento in cui viene inserito. Per configurarlo:

1. Vai su Identità e accesso > Catalogo app e collega le tue applicazioni
2. Definire le regole di provisioning per ruolo o team
3. Abilita il provisioning automatico durante l’onboarding

Quando viene attivato l’onboarding di un nuovo dipendente, viene fornito immediatamente l’accesso alle app giuste, senza ticket o passaggi manuali. L’accesso viene inoltre revocato automaticamente quando un dipendente viene escluso, mantenendo pulite le licenze SaaS.

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Come si presenta un onboarding completamente automatizzato

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Requisiti

Per automatizzare l’intero flusso di onboarding, è necessario:

• Un sistema HR connesso (o dipendenti aggiunti manualmente con una data di inizio)
• MDM attivato
• App SaaS connesse con regole di provisioning configurate

Ogni passaggio è indipendente: puoi automatizzare tanto o poco a seconda della tua configurazione.

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