Synchronisieren Sie Ihr HR-System

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein HR-System anbinden, um Mitarbeiterdaten zu synchronisieren und Ihr Mitarbeiterverzeichnis automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Durch die Anbindung eines HR-Systems können Sie sich auf eine einzige Quelle der Wahrheit für Mitarbeiterinformationen verlassen und die manuelle Datenverwaltung reduzieren.

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Verstehen Sie, warum die Anbindung eines HR-Systems sinnvoll ist

Durch die Synchronisierung mit Ihrem HR-System werden zeitaufwändige tägliche Aufgaben wie die Verwaltung von Ankünften und Abflügen, die Organisation von Teams und die Nachverfolgung von Ausrüstungszuweisungen automatisiert. Dadurch ist es möglich:

• Erstellen und aktualisieren Sie Mitarbeiterprofile automatisch in Primo
• Lösen Sie Onboarding- und Offboarding-Abläufe basierend auf Vertragsdaten aus
• Halten Sie Team-, Rollen- und Zuweisungsdaten konsistent
• Reduzieren Sie manuelle Aktualisierungen und Dateninkonsistenzen

Sie können eine oder mehrere HR-Systemquellen mit demselben Konto verbinden. Dies ist nützlich, wenn Ihre Organisation je nach Land oder juristischer Person unterschiedliche HR-Tools verwendet.

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Verbinden Sie Ihr HR-System

Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden die Mitarbeiter mit den zugehörigen Metadaten (Kontaktdaten, Vertragsdaten, Teams, Rollen) in Primo synchronisiert. Sie können mehrere HR-Quellen verbinden und diese unabhängig verwalten.

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Berücksichtigen Sie HR-systemspezifische Anforderungen

Einige HR-Systemanbieter erfordern eine zusätzliche Konfiguration.

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Lucca

Um sicherzustellen, dass anstehende Onboardings und Offboardings synchronisiert werden, müssen in Lucca bestimmte Berechtigungen aktiviert werden: Ohne diese Berechtigungen erhält Primo keine Onboarding- und Offboarding-Daten von Lucca. Die Anbindung eines HR-Systems ist optional. Sie können Mitarbeiter auch über alternative Importmethoden verwalten, beispielsweise über den CSV-Import.

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Verwalten Sie die Synchronisierung des HR-Systems

Diese Synchronisierung gilt für:

• Neu geschaffene Mitarbeiter
• Aktualisierungen vorhandener Mitarbeiterdatensätze
• Anstehende Onboardings und Offboardings, sofern vom HR-System unterstützt

Nach der Ersteinrichtung sind keine manuellen Maßnahmen erforderlich.

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Wenden Sie Synchronisierungsfilter an

Sie können einschränken, welche Mitarbeiter aus Ihrem HR-System synchronisiert werden. Filter können angewendet werden, um nur bestimmte Populationen einzubeziehen, wie zum Beispiel:

• Ausgewählte juristische Personen
• Spezifische Vertrags- oder Beschäftigungsarten
• Ausgewählte Teams
• …

Diese Filter tragen dazu bei, dass nur relevante Mitarbeiter in Primo verwaltet werden.

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Definieren Sie, wie Felder synchronisiert werden

Für jedes aus dem HR-System synchronisierte Feld können Sie festlegen, wie mit Aktualisierungen umgegangen wird. Es stehen zwei Synchronisationsmodi zur Verfügung:

• Einmal importieren: Das Feld wird nur bei der ersten Synchronisierung importiert und kann direkt verwaltet werden.
• Kontinuierliche Synchronisierung: Das Feld wird bei jeder Änderung im HR-System automatisch aktualisiert und kann nicht manuell aktualisiert werden.

Typische Beispiele:

• Vertragsbeginn und Vertragsende werden in der Regel fortlaufend synchronisiert.
• Berufsbezeichnungen oder interne Rollen können einmalig importiert und manuell gepflegt werden.

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Umgang mit externen Mitarbeitern

Einige HR-Systeme umfassen möglicherweise Personen, die nicht zu Ihrer operativen Belegschaft gehören, wie z. B. Berater, externe Buchhalter oder Personaladministratoren. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Profile in Ihrer Mitarbeiterliste erscheinen:

1. Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil
2. Wählen Sie Ausblenden

Ausgeblendete Mitarbeiter werden von den Arbeitsabläufen der Mitarbeiterverwaltung ausgeschlossen.

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Datensicherheit und Vertraulichkeit

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Verstehen Sie, welche Daten abgerufen werden

Vor der Anbindung eines HR-Systems wird die Liste der Daten angezeigt, auf die über Kombo zugegriffen wird. Sie können diese Informationen überprüfen, bevor Sie die Verbindung autorisieren. Zu den typischen abgerufenen Daten gehören:

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Vollständige Liste der aus dem HR-System abgerufenen Daten

Juristische Personen

• Name
• Adresse

Arbeitsorte

• Name
• Adresse

Mitarbeiter

• Mitarbeiternummer
• Vorname
• Nachname
• Berufsbezeichnung
• Arbeits-E-Mail
• Persönliche E-Mail (optional)
• Mobiltelefonnummer (optional)
• Beschäftigungsstatus
• Arbeitsstandort-ID
• ID der juristischen Person
• Manager-ID
• Heimatadresse (optional)
• Startdatum

Beschäftigungen

• Mitarbeiter-ID
• Beschäftigungsart
• Datum des Inkrafttretens

Gruppen

• Name
• Typ

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DSGVO-Richtlinie und Datenverarbeitung

Einzelheiten zur DSGVO-Konformität und Datenverarbeitungspraktiken von Kombo finden Sie im Kombo’s Trust Center.

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Beheben Sie fehlende Mitarbeiter

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Beheben Sie fehlende Onboardings und Offboardings von Lucca

Wenn Onboardings oder Offboardings bei Verwendung von Lucca nicht angezeigt werden, ist die Konfiguration Lucca–Kombo wahrscheinlich unvollständig. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die Kombo-Synchronisierungsdokumentation korrekt angewendet wurde und dass die erforderlichen Berechtigungen in Lucca aktiviert sind. Bestätigen Sie unter Konto für HR-systemspezifische Anforderungen > Lucca, um Folgendes zu bestätigen:

• Zukünftige Mitarbeiter können abgerufen werden
• Ausgeschiedene Mitarbeiter können abgerufen werden

Ohne diese Berechtigungen werden Onboarding- und Offboarding-Ereignisse nicht von Lucca synchronisiert.

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Untersuchen Sie einen vermissten Onboarding-Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter, der aufgenommen werden sollte, nicht angezeigt wird, befolgen Sie diese Schritte.

1. Überprüfen Sie die Anwesenheit des Mitarbeiters im HR-System
   • Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter in Ihrem HR-System vorhanden ist.
   • Bestätigen Sie, dass ein Startdatum richtig eingestellt ist.
2. Überprüfen Sie vorhandene Mitarbeiterlisten
   • Möglicherweise existiert der Mitarbeiter bereits. Stellen Sie sicher, dass sie nicht vorhanden sind in:
   • Aktive Mitarbeiter (einschließlich versteckter Mitarbeiter)
   • Onboardings (stellen Sie sicher, dass Sie alle Filter entfernen)
3. Überprüfen Sie die von Kombo abgerufenen Daten
   • Wenn der Mitarbeiter nicht sichtbar ist, können Sie überprüfen, ob seine Daten von Kombo abgerufen wurden:
   • Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisierung
   • Klicken Sie auf das HR-System, in dem der Mitarbeiter hinzugefügt wurde
   • Wählen Sie Einstellungen aktualisieren
   • Mitarbeiterfilterung öffnen
   • Klicken Sie auf Vorschau

Diese Vorschau zeigt die von Kombo abgerufenen Mitarbeiterdaten und ob der Mitarbeiter in die Synchronisierung einbezogen wird. Mögliche Ergebnisse der Kombo-Daten

• Eingeschlossen: Der Mitarbeiter wird in die Synchronisierung einbezogen und sollte vorhanden sein. Suchen Sie erneut mit dem Nachnamen des Mitarbeiters in:
  • Aktive Mitarbeiter
  • Onboardings
  • Offboardings
• Ausgeschlossen: Kombo gibt an, warum der Mitarbeiter ausgeschlossen ist (am häufigsten aufgrund von Synchronisierungsfiltern oder ausgeschlossenen Kategorien). Aktualisieren Sie die Filter, um den Mitarbeiter einzubeziehen.

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Untersuchen Sie einen vermissten Offboarding-Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter nicht in der Ansicht Offboardings erscheint, wird das Offboarding-Datum möglicherweise nicht korrekt synchronisiert. In den meisten Fällen wird dies durch eine falsche Feldkonfiguration in den Synchronisierungseinstellungen Ihres HR-Systems verursacht. Einstellungen für die Feldsynchronisierung überprüfen

• Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisierung
• Überprüfen Sie, wie das Feld Offboarding- oder Vertragsenddatum synchronisiert wird
• Stellen Sie sicher, dass das Feld auf Kontinuierliche Synchronisierung eingestellt ist.

Wenn das Feld auf Einmal importieren eingestellt ist, werden im HR-System vorgenommene Aktualisierungen nicht berücksichtigt. Wenn Sie das Feld auf Kontinuierliche Synchronisierung umstellen, können aktualisierte Abreisedaten abgerufen werden.