So funktioniert die Onboarding-Automatisierung
Die Automatisierung wird durch Ihre Mitarbeiterdaten vorangetrieben. Wenn ein neuer Mitarbeiter erkannt wird – entweder von Ihrem HR-System oder manuell hinzugefügt – kann das System automatisch:- Erstellen Sie ihr Profil auf der Plattform
- Lösen Sie am Startdatum einen Onboarding-Workflow aus
- Ausrüstung zuweisen und versenden
- Senden Sie eine MDM-Registrierungseinladung
- Gewähren Sie Zugriff auf die Apps, die sie basierend auf ihrer Rolle oder ihrem Team benötigen
Schritt 1 – Verbinden Sie Ihr HR-System
Die Grundlage der Onboarding-Automatisierung ist Ihre HR-Systemverbindung. Wenn ein HR-System angeschlossen ist, werden bevorstehende Neuzugänge automatisch anhand des Vertragsbeginns erkannt und Mitarbeiterprofile im Voraus erstellt. So verbinden Sie Ihr HR-System:- Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisierung
- Wählen Sie Ihren HR-Systemanbieter (Personio, Lucca, BambooHR und mehr)
- Befolgen Sie die Authentifizierungsschritte
- Konfigurieren Sie Synchronisierungsfilter und Feldzuordnungen
- Starten Sie die erste Synchronisierung
Wenn Sie kein HR-System nutzen, können Sie dennoch Onboarding-Abläufe auslösen, indem Sie Mitarbeiter manuell hinzufügen und ein Startdatum festlegen. Siehe Importieren über CSV.
Schritt 2 – Ausrüstung zuweisen
Wenn ein neuer Mitarbeiter mit einem bevorstehenden Starttermin erscheint, können Sie die Ausrüstung direkt aus seinem Profil heraus zuweisen. Den Rest erledigt das System:- Wenn das Gerät auf Lager ist, kann es vorbereitet und an die Adresse des Mitarbeiters versendet werden.
- Wenn Sie ein neues Gerät bestellen, kann es für die Zero-Touch-Bereitstellung konfiguriert werden – das Gerät wird vorregistriert geliefert und ist sofort einsatzbereit.
Schritt 3 – Automatisieren Sie die MDM-Registrierung
Sobald das Gerät eines Mitarbeiters zugewiesen ist, können Sie automatisch eine MDM-Registrierungseinladung senden. Das System wird:- Senden Sie die Anmelde-E-Mail an den Mitarbeiter
- Erinnern Sie sie automatisch alle 7 Tage, bis der MDM-Agent installiert ist
- Erstellen und weisen Sie das Gerät zu, sobald die Registrierung abgeschlossen ist – keine manuelle Eingabe erforderlich
Schritt 4 – Bereitstellen des SaaS-App-Zugriffs
Mit SaaS Management können Sie automatisch Zugriff auf Geschäftstools gewähren, basierend auf der Rolle, dem Team oder der juristischen Person jedes Mitarbeiters – sobald er an Bord ist. So richten Sie dies ein:- Gehen Sie zu Identität & Zugriff > App-Katalog und verbinden Sie Ihre Anwendungen
- Definieren Sie Bereitstellungsregeln nach Rolle oder Team
- Aktivieren Sie die automatische Bereitstellung beim Onboarding
Wie ein vollautomatisches Onboarding aussieht
| Wann | Was passiert automatisch |
|---|---|
| Mitarbeiter zum HR-System hinzugefügt | Profil erstellt, Onboarding eingeleitet |
| Zugeordnete Ausrüstung | Das Gerät wurde für Zero Touch ausgeliefert oder vorbereitet |
| Starttermin rückt näher | MDM-Registrierungseinladung gesendet |
| Mitarbeiter schaltet Gerät ein | MDM-Agent installiert, Richtlinien angewendet, Apps gepusht |
| Onboarding ausgelöst | SaaS-Apps werden basierend auf Rolle und Team bereitgestellt |
Anforderungen
Um den gesamten Onboarding-Ablauf zu automatisieren, benötigen Sie:- Ein angeschlossenes HR-System (oder manuell hinzugefügte Mitarbeiter mit Startdatum)
- MDM aktiviert
- SaaS-Apps, die mit konfigurierten Bereitstellungsregeln verbunden sind