Sincroniza tu sistema de recursos humanos

Este artículo explica cómo conectar un sistema de recursos humanos para sincronizar los datos de los empleados y mantener su directorio de empleados actualizado automáticamente. Conectar un sistema de recursos humanos le permite confiar en una única fuente veraz para la información de los empleados y reduce la gestión manual de datos.

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Comprenda por qué es útil conectar un sistema de recursos humanos

La sincronización con su sistema de recursos humanos automatiza tareas diarias que consumen mucho tiempo, como gestionar llegadas y salidas, organizar equipos y realizar un seguimiento de las asignaciones de equipos. Esto hace posible:

• Cree y actualice perfiles de empleados automáticamente en Primo
• Activar flujos de incorporación y salida según las fechas del contrato
• Mantenga coherentes los datos del equipo, las funciones y las asignaciones
• Reduzca las actualizaciones manuales y las inconsistencias de datos

Puede conectar una o varias fuentes de HR System a la misma cuenta. Esto es útil si su organización utiliza diferentes herramientas de recursos humanos por país o entidad legal.

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Conecte su sistema de recursos humanos

Una vez conectados, los empleados se sincronizan en Primo con sus metadatos asociados (datos de contacto, fechas de contrato, equipos, roles). Puede conectar múltiples fuentes de recursos humanos y administrarlas de forma independiente.

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Tener en cuenta los requisitos específicos del sistema de recursos humanos

Algunos proveedores de HR System requieren una configuración adicional.

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Lucca

Para garantizar que las próximas incorporaciones y bajas estén sincronizadas, se deben habilitar permisos específicos en Lucca: Sin estos permisos, Primo no recibirá datos de incorporación y baja de Lucca. La conexión de un sistema de recursos humanos es opcional. También puede administrar empleados utilizando métodos de importación alternativos, como la importación CSV.

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Gestionar la sincronización del sistema de recursos humanos

Esta sincronización se aplica a:

• Empleados de nueva creación
• Actualizaciones realizadas a los registros de empleados existentes
• Próximas incorporaciones y bajas, si son respaldadas por el sistema de recursos humanos

No se requiere ninguna acción manual después de la configuración inicial.

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Aplicar filtros de sincronización

Puede restringir qué empleados se sincronizan desde su sistema de recursos humanos. Se pueden aplicar filtros para incluir solo poblaciones específicas, como por ejemplo:

• Entidades jurídicas seleccionadas
• Tipos de contrato o empleo específicos
• Equipos seleccionados
• …

Estos filtros ayudan a garantizar que solo se administren los empleados relevantes en Primo.

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Definir cómo se sincronizan los campos

Para cada campo sincronizado desde el Sistema de Recursos Humanos, puede definir cómo se manejan las actualizaciones. Hay dos modos de sincronización disponibles:

• Importar una vez: el campo se importa solo durante la primera sincronización y se puede administrar directamente.
• Sincronización continua: el campo se actualiza automáticamente cada vez que se modifica en el Sistema de Recursos Humanos y no se puede actualizar manualmente.

Ejemplos típicos:

• Las fechas de inicio y finalización del contrato generalmente se mantienen continuamente sincronizadas.
• Los títulos de trabajo o roles internos se pueden importar una vez y mantenerse manualmente.

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Manejar empleados externos

Algunos sistemas de recursos humanos pueden incluir personas que no forman parte de su fuerza laboral operativa, como consultores, contadores externos o administradores de recursos humanos. Si no quieres que estos perfiles aparezcan en tu lista de empleados:

1. Abrir el perfil del empleado
2. Seleccione Ocultar

Los empleados ocultos quedan excluidos de los flujos de trabajo de gestión de empleados.

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Seguridad y confidencialidad de los datos.

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Comprender qué datos se recuperan

Antes de conectar un sistema de recursos humanos, se muestra la lista de datos a los que se accederá a través de Kombo. Puedes revisar esta información antes de autorizar la conexión. Los datos típicos recuperados incluyen:

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Lista exhaustiva de datos recuperados del Sistema de Recursos Humanos

Entidades Legales

• Nombre
• Dirección

Lugares de trabajo

• Nombre
• Dirección

Empleados

• Número de empleado
• nombre
• apellido
• Título del trabajo
• correo electrónico de trabajo
• Correo electrónico personal (opcional)
• Número de teléfono móvil (opcional)
• Situación laboral
• ID de lugar de trabajo
• ID de entidad legal
• ID de administrador
• Dirección de casa (opcional)
• Fecha de inicio

Empleos

• ID de empleado
• Tipo de empleo
• Fecha de vigencia

Grupos

• Nombre
• Tipo

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Política GDPR y procesamiento de datos

Para obtener detalles sobre el cumplimiento del RGPD y las prácticas de procesamiento de datos de Kombo, consulte el Centro de confianza de Kombo.

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Solucionar problemas de empleados desaparecidos

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Solucionar problemas de incorporaciones y cancelaciones faltantes de Lucca

Si las incorporaciones o eliminaciones no aparecen al utilizar Lucca, es probable que la configuración de Lucca–Kombo esté incompleta. En este caso, verifique que la documentación de sincronización de Kombo se haya aplicado correctamente y que los permisos requeridos estén habilitados en Lucca. Consulte Cuenta para requisitos específicos del sistema de recursos humanos > Lucca para confirmar que:

• Se pueden recuperar futuros empleados
• Los empleados fallecidos pueden ser recuperados

Sin estos permisos, los eventos de incorporación y baja no se sincronizarán desde Lucca.

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Investigar a un empleado de incorporación desaparecido

Si no aparece un empleado que debería incorporarse, siga estos pasos.

1. Verificar la presencia del empleado en el Sistema de RRHH
   • Verifique que el empleado exista en su sistema de recursos humanos.
   • Confirme que una fecha de inicio esté configurada correctamente.
2. Consultar listas de empleados existentes
   • Es posible que el empleado ya exista. Verifique que no estén presentes en:
   • Empleados activos (incluidos empleados ocultos)
   • Incorporaciones (asegúrese de eliminar todos los filtros)
3. Revisar los datos recuperados por Kombo
   • Si el empleado no está visible, puedes comprobar si sus datos han sido recuperados por Kombo:
   • Vaya a Configuración > Sincronización de empleados
   • Haga clic en el sistema de recursos humanos donde se agregó el empleado.
   • Seleccione Actualizar configuración
   • Abrir Filtrado de empleados
   • Haga clic en Vista previa

Esta vista previa muestra los datos del empleado recuperados por Kombo y si el empleado está incluido en la sincronización. Posibles resultados de los datos de Kombo

• Incluido: el empleado está incluido en la sincronización y debe existir. Busque nuevamente usando el apellido del empleado en:
  • Empleados activos
  • Incorporaciones
  • Bajas
• Excluido: Kombo indica por qué el empleado está excluido (la mayoría de las veces debido a filtros de sincronización o categorías excluidas). Actualice los filtros para incluir al empleado.

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Investigar a un empleado despedido desaparecido

Si un empleado no aparece en la vista Bajas, es posible que la fecha de baja no esté sincronizada correctamente. En la mayoría de los casos, esto se debe a una configuración de campo incorrecta en la configuración de sincronización de su sistema de recursos humanos. Verificar la configuración de sincronización de campos

• Vaya a Configuración > Sincronización de empleados
• Revise cómo se sincroniza el campo baja de contratación o fecha de finalización del contrato
• Asegúrese de que el campo esté configurado en Sincronización continua

Si el campo está configurado en Importar una vez, las actualizaciones realizadas en el sistema de recursos humanos no se reflejarán. Cambiar el campo a Sincronización continua permite recuperar las fechas de salida actualizadas.