Synchronisez votre système RH

Cet article explique comment connecter un système RH afin de synchroniser les données des employés et de maintenir automatiquement à jour votre annuaire des employés. La connexion à un système RH vous permet de vous appuyer sur une source unique de vérité pour les informations sur les employés et réduit la gestion manuelle des données.

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Comprendre pourquoi connecter un système RH est utile

La synchronisation avec votre système RH automatise les tâches quotidiennes chronophages telles que la gestion des arrivées et des départs, l’organisation des équipes et le suivi des affectations d’équipement. Cela permet de :

• Créez et mettez à jour automatiquement les profils des employés dans Primo
• Déclenchez des flux d’intégration et de désintégration en fonction des dates de contrat
• Gardez les données d’équipe, de rôle et d’affectation cohérentes
• Réduisez les mises à jour manuelles et les incohérences des données

Vous pouvez connecter une ou plusieurs sources du Système RH au même compte. Ceci est utile si votre organisation utilise différents outils RH par pays ou entité juridique.

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Connectez votre système RH

Une fois connectés, les collaborateurs sont synchronisés dans Primo avec leurs métadonnées associées (coordonnées, dates de contrat, équipes, rôles). Vous pouvez connecter plusieurs sources RH et les gérer indépendamment.

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Tenir compte des exigences spécifiques au système RH

Certains fournisseurs de systèmes RH nécessitent une configuration supplémentaire.

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Lucca

Pour garantir que les intégrations et sorties à venir sont synchronisées, des autorisations spécifiques doivent être activées dans Lucca : Sans ces autorisations, Primo ne recevra pas de données d’intégration et de désintégration de Lucca. La connexion d’un système RH est facultative. Vous pouvez également gérer les employés à l’aide de méthodes d’importation alternatives, telles que l’importation CSV.

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Gérer la synchronisation du système RH

Cette synchronisation s’applique à :

• Salariés nouvellement créés
• Mises à jour apportées aux dossiers des employés existants
• Intégrations et départs à venir, si pris en charge par le système RH

Aucune action manuelle n’est requise après la configuration initiale.

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Appliquer des filtres de synchronisation

Vous pouvez restreindre les employés synchronisés depuis votre système RH. Des filtres peuvent être appliqués pour inclure uniquement des populations spécifiques, telles que :

• Entités juridiques sélectionnées
• Types de contrats ou d’emplois spécifiques
• Équipes sélectionnées
• …

Ces filtres permettent de garantir que seuls les employés concernés sont gérés dans Primo.

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Définir la manière dont les champs sont synchronisés

Pour chaque champ synchronisé depuis le système RH, vous pouvez définir la manière dont les mises à jour sont traitées. Deux modes de synchronisation sont disponibles :

• Importer une fois : le champ est importé lors de la première synchronisation uniquement et peut être géré directement.
• Synchronisation continue : le champ est automatiquement mis à jour à chaque modification dans le système RH et ne peut pas être mis à jour manuellement.

Exemples typiques :

• Les dates de début et de fin des contrats sont généralement synchronisées en permanence.
• Les titres de poste ou les rôles internes peuvent être importés une seule fois et gérés manuellement.

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Gérer les employés externes

Certains systèmes RH peuvent inclure des personnes qui ne font pas partie de votre personnel opérationnel, telles que des consultants, des comptables externes ou des administrateurs RH. Si vous ne souhaitez pas que ces profils apparaissent dans votre liste d’employés :

1. Ouvrir le profil de l’employé
2. Sélectionnez Masquer

Les employés masqués sont exclus des workflows de gestion des employés.

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Sécurité et confidentialité des données

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Comprendre quelles données sont récupérées

Avant de connecter un système RH, la liste des données qui seront accessibles via Kombo s’affiche. Vous pouvez consulter ces informations avant d’autoriser la connexion. Les données typiques récupérées comprennent :

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Liste exhaustive des données récupérées du système RH

Entités juridiques

• Nom
• Adresse

Lieux de travail

• Nom
• Adresse

Employés

• Numéro d’employé
• Prénom
• Nom de famille
• Titre d’emploi
• E-mail professionnel
• E-mail personnel (facultatif)
• Numéro de téléphone portable (facultatif)
• Statut d’emploi
• ID du lieu de travail
• ID d’entité juridique
• ID du gestionnaire
• Adresse du domicile (facultatif)
• Date de début

Emplois

• ID d’employé
• Type d’emploi
• Date d’entrée en vigueur

Groupes

• Nom
• Taper

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Politique RGPD et traitement des données

Pour plus de détails concernant la conformité au RGPD et les pratiques de traitement des données de Kombo, reportez-vous au Centre de confiance de Kombo.

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Résoudre les problèmes des employés disparus

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Résoudre les problèmes d’intégration et de désintégration manquants à partir de Lucca

Si les intégrations ou les désintégrations n’apparaissent pas lors de l’utilisation de Lucca, la configuration Lucca–Kombo est probablement incomplète. Dans ce cas, vérifiez que la documentation de synchronisation Kombo a été correctement appliquée et que les autorisations requises sont activées dans Lucca. Reportez-vous à Exigences spécifiques au compte pour le système RH > Lucca pour confirmer que :

• Les futurs salariés pourront être récupérés
• Les employés partis peuvent être récupérés

Sans ces autorisations, les événements d’intégration et de désintégration ne seront pas synchronisés à partir de Lucca.

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Enquêter sur un employé d’intégration disparu

Si un employé qui devrait être intégré n’apparaît pas, suivez ces étapes.

1. Vérifier la présence de l’employé dans le système RH
   • Vérifiez que le salarié existe dans votre système RH.
   • Confirmez qu’une date de début est correctement définie.
2. Vérifier les listes d’employés existantes
   • L’employé existe peut-être déjà. Vérifiez qu’ils ne sont pas présents dans :
   • Salariés actifs (y compris les salariés masqués)
   • Intégrations (assurez-vous de supprimer tous les filtres)
3. Examiner les données récupérées par Kombo
   • Si le salarié n’est pas visible, vous pouvez vérifier si ses données ont été récupérées par Kombo :
   • Accédez à Paramètres > Synchronisation des employés
   • Cliquez sur le système RH où l’employé a été ajouté
   • Sélectionnez Mettre à jour les paramètres
   • Ouvrir Filtrage des employés
   • Cliquez sur Aperçu

Cet aperçu affiche les données du salarié récupérées par Kombo et si le salarié est inclus dans la synchronisation. Résultats possibles des données Kombo

• Inclus : le salarié est inclus dans la synchronisation et doit exister. Effectuez une nouvelle recherche en utilisant le nom de famille de l’employé dans :
  • Salariés actifs
  • Intégrations
  • Débarquements
• Exclus : Kombo indique pourquoi le salarié est exclu (le plus souvent en raison de filtres de synchronisation ou de catégories exclues). Mettez à jour les filtres pour inclure l’employé.

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Enquêter sur un employé disparu

Si un employé n’apparaît pas dans la vue Départs, la date de départ peut ne pas être synchronisée correctement. Dans la plupart des cas, cela est dû à une configuration de champ incorrecte dans les paramètres de synchronisation de votre système RH. Vérifiez les paramètres de synchronisation des champs

• Accédez à Paramètres > Synchronisation des employés
• Vérifiez comment le champ date de départ ou de fin de contrat est synchronisé
• Assurez-vous que le champ est défini sur Synchronisation continue

Si le champ est défini sur Importer une fois, les mises à jour effectuées dans le système RH ne seront pas reflétées. Le fait de basculer le champ sur Synchronisation continue permet de récupérer les dates de départ mises à jour.